Những việc chưa làm xong, những quan sát chưa kịp ghi, những email chưa hồi đáp. Chúng cứ quẩn quanh trong đầu, như thể ta đang nhẩm đi nhẩm lại để khỏi quên. Để gỡ bỏ cảm giác ám ảnh đó và đạt tới trạng thái “tâm trí như nước” (theo cách nói của Allen, 2015), hãy xây dựng các hệ thống giúp ta đóng những vòng lặp còn mở này một cách đáng tin cậy.
Ví dụ, với công việc vận hành, điều đó nghĩa là (Allen, 2015):
- Bạn ghi lại được nhiệm vụ ở bất cứ đâu.
- Bạn xử lý danh sách nhiệm vụ này đều đặn.
- Bạn thường xuyên ủy thác, sắp xếp lại, hoặc xóa các nhiệm vụ không thể ưu tiên.
Ba thuộc tính này kết hợp lại để đảm bảo rằng khi bạn ghi một nhiệm vụ xuống, bạn không phải nghĩ về nó nữa. Chỉ ghi chép khắp nơi thôi là chưa đủ, như phần lớn hệ thống công việc đã cho thấy. Nếu không xem lại danh sách đều đặn và quyết định xóa hoặc đổi cách xử lý các nhiệm vụ tồn đọng, bạn sẽ không thể tin rằng mình thật sự đang theo dõi được những gì đã ghi.
Xem thêm Hộp thư đọc để thu thập tài liệu tham khảo có thể hữu ích.
Tài liệu tham khảo
Allen, D. (2015). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.