Hộp thư đến đáng tin cậy thì rất mạnh vì nó giúp ta Đóng các vòng lặp còn mở và tập trung vào việc chính, thay vì loay hoay với việc phụ.
Nhưng có một vòng lặp quen thuộc cứ lặp lại:
- Bạn lập một danh sách việc cần làm mới. Mọi thứ trông rất hứa hẹn.
- Bạn thêm việc vào, hoàn thành dần. Thời gian trôi.
- Có việc mới phát sinh, và bạn ngần ngại trước khi cho nó vào danh sách: lỡ nó bị bỏ sót thì sao, mà việc này thì phải làm cho bằng được.
- Thế là bạn dán một mảnh giấy ghi chú riêng cho việc đó, nằm ngoài danh sách.
- Giấy ghi chú cứ nhân lên. Giờ bạn lại có thêm một “danh sách việc cần làm” nữa.
- Lặp lại.
Hộp thư đến chỉ giúp Đóng các vòng lặp còn mở khi nó đáng tin. Nghĩa là bạn có thể bỏ một việc vào đó mà hoàn toàn yên tâm rằng nó sẽ được “xử lý” trong khung thời gian hợp lý. “Xử lý” ở đây khá mơ hồ. Bạn chỉ cần cảm thấy số phận của những mục đó phản ánh đúng ưu tiên thật sự của mình. Bạn sẽ tin một hệ thống bỏ qua 90% các mục, miễn là 10% còn lại đúng là những thứ bạn thật sự quan tâm. Ngược lại, bạn sẽ không tin một hệ thống hoàn thành 90% nhiệm vụ, nhưng 10% bỏ sót lại đúng là phần bạn cần.
Trong các hộp thư đến vận hành tốt, niềm tin này dễ giữ: tốc độ xử lý vượt tốc độ nhận. Nhưng hộp thư đến của hầu hết người làm việc tri thức không như vậy. Tốc độ rất thất thường, tạo ra nghẽn cổ chai. Không phải mục nào cũng thật sự cần xử lý, nhưng ai cũng lạc quan quá mức, nên các mục cứ chất đống trong tồn đọng.
Đôi khi ta có thể giảm tốc độ nhận. Xem Cẩn thận khi tự động đưa vào hộp thư đọc. Thường thì ta cũng phải tăng tốc độ xử lý, và việc này khó hơn. Xem Các chiến lược phân loại hộp thư đến (ví dụ Inbox Zero) thường quá mong manh.
Tài liệu tham khảo (References)
Matuschak, A. (2019, December). Taking knowledge work seriously. Trình bày tại Stripe Convergence, San Francisco.