Thoạt nhìn, có vẻ thật ngớ ngẩn khi mỗi thành viên trong nhóm tự ghi chú riêng về các bài báo họ đọc, các ý tưởng họ đang phát triển cho dự án nhóm, các cuộc họp, v.v. Xu hướng tự nhiên là xây một wiki nhóm hoặc một Hệ thống viết ghi chú cộng tác tương tự. Nhưng những hệ thống đó dường như luôn trở nên khó dùng rồi bị bỏ rơi.
Tôi nghi ngờ điều này xảy ra vì chúng thiếu một số thuộc tính quan trọng giúp Ghi chú thường xanh phát triển bền vững theo thời gian:
- Khó duy trì tính nguyên tử (Ghi chú thường xanh nên ở mức nguyên tử (atomic)) vì việc này đòi hỏi thường xuyên tái cấu trúc các cụm ghi chú, mà trong bối cảnh nhóm thì dễ có cảm giác xâm phạm. Không có tính nguyên tử, ranh giới ghi chú nhanh chóng trở nên mờ.
- Khó duy trì định hướng khái niệm (Ghi chú thường xanh nên hướng khái niệm) với nhiều tác giả, vì mỗi thành viên nhóm phân chia khái niệm theo cách khác nhau. Không có định hướng khái niệm, rất khó biết nên đặt một hiểu biết mới ở đâu, và cũng khó duy trì liên kết (Ghi chú thường xanh nên liên kết dày đặc).
- Ngay cả khi duy trì được định hướng khái niệm, sự trượt nghĩa vẫn có thể xảy ra: một cụm từ, vốn được định nghĩa chính xác trong đầu một tác giả, được áp dụng vượt ra ngoài phạm vi ban đầu, làm mờ khái niệm.