Dường như thật ngớ ngẩn khi mỗi thành viên trong nhóm tự ghi chú riêng về các bài báo họ đọc, về các ý tưởng họ đang phát triển cho dự án nhóm, về các cuộc họp, v.v. Xu hướng tự nhiên là xây dựng một wiki nhóm hoặc một Hệ thống viết ghi chú cộng tác tương tự. Nhưng những hệ thống đó dường như luôn trở nên không thể sử dụng và bị bỏ rơi.
Tôi nghi ngờ điều này là vì chúng thiếu một số thuộc tính quan trọng cho phép Ghi chú thường xanh phát triển bền vững theo thời gian:
- Khó duy trì tính nguyên tử (Ghi chú thường xanh nên ở mức nguyên tử (atomic)) vì làm vậy đòi hỏi thường xuyên tái cấu trúc các cụm ghi chú, điều này cảm thấy xâm phạm trong bối cảnh nhóm. Không có tính nguyên tử, ranh giới ghi chú nhanh chóng trở nên mờ nhạt.
- Khó duy trì định hướng khái niệm (Ghi chú thường xanh nên hướng khái niệm) với nhiều tác giả vì mỗi thành viên nhóm phân chia khái niệm khác nhau. Không có định hướng khái niệm, khó biết đặt một cái nhìn mới ở đâu, và khó duy trì liên kết (Ghi chú thường xanh nên liên kết dày đặc).
- Ngay cả khi duy trì được định hướng khái niệm, sự trượt ý có thể xảy ra: một cụm từ, được định nghĩa chính xác trong tâm trí một tác giả, được áp dụng vượt ra ngoài phạm vi ban đầu, làm mờ đi khái niệm.