Hộp thư đến chỉ hữu ích khi bạn tin vào cách nó được xử lý, và thường điều đó đòi hỏi loại bỏ chủ động những mục ít ưu tiên. Vài ví dụ:
- Lưu trữ email ít quan trọng để hộp thư đến dễ nhìn
- Bỏ qua các mục to-do còn sót lại
- Đóng những tab trình duyệt “để dành đọc sau” cho giao diện gọn gàng
- Xóa các file PDF chưa đọc trong thư mục Downloads
Những hành động này đều nặng nề, vì chúng mang tính hủy/xóa. Đúng là đóng tab thì lúc nào cũng mở lại được, nhưng bạn vẫn lo rằng một khi đóng xuống là sẽ không bao giờ thấy lại.
Mấy thao tác hủy/xóa kiểu này thường không khớp với điều ta thật sự muốn nói. Cái ta muốn nói gần hơn với: nếu tuần tới tôi có ngày rảnh (tức tỷ lệ nhận thấp), hoặc nếu vài tối tới tôi có thời gian (tức tôi tạm thời tăng tốc độ xử lý), thì tôi sẽ xem qua cái này. Còn không thì thôi. Mấy tab đang mở khác quan trọng hơn nhiều.
Tương tự, khi bạn biên tập một bài luận, có thể bạn vướng một đoạn văn thú vị nhưng không thuộc về đó. Xóa đi thì thấy nặng tay, mà chuyển sang phần “nghĩa địa” thì lại không tin mình sẽ còn quay lại với nó.
Các hệ thống phần mềm thường quá cứng nhắc. Chúng nhấn mạnh tính dứt khoát, dù người dùng thực ra nghĩ theo lối ưu tiên tương đối, tùy ngữ cảnh. Mặt khác, những hệ thống cố gắng hiện rõ “ưu tiên” và “ngữ cảnh” thường lại quá phức tạp, không dùng nổi. Cần một “động từ cốt lõi” tốt hơn. Một hướng giải khả thi: Lặp lại ngắt quãng giúp giảm áp lực khi xóa bỏ trong hộp thư đến.
Tài liệu tham khảo (References)
Matuschak, A. (2019, December). Taking knowledge work seriously. Trình bày tại Stripe Convergence, San Francisco.